Cộng đồng doanh nhân
• Xác định mô hình kinh doanh phù hợp là bước khởi đầu quyết định toàn bộ quá trình setup. Người mở cửa hàng cần đánh giá nhu cầu khu vực, đối tượng khách hàng mục tiêu, để lựa chọn giữa mô hình mini mart, cửa hàng 24/7 hoặc cửa hàng tích hợp dịch vụ (giao hàng, cà phê…). Mỗi mô hình kéo theo yêu cầu khác nhau về mặt bằng, sản phẩm, thiết bị và vốn đầu tư.
• Việc chọn mặt bằng cần dựa trên mật độ dân cư, lưu lượng giao thông và tầm nhìn biển hiệu. Diện tích tối thiểu nên từ 25m² trở lên để đảm bảo đủ chỗ cho quầy thanh toán, kệ hàng, lối đi và khu vực bảo quản hàng hóa. Bố cục không gian cần hướng đến tối ưu luồng di chuyển của khách hàng, đảm bảo sự tiện lợi, dễ quan sát và tiếp cận sản phẩm.
• Setup phần cứng vật lý cần chú trọng đến tính công năng và tiết kiệm không gian. Kệ hàng nên chia theo từng nhóm sản phẩm, có độ cao phù hợp để khách dễ lấy hàng. Quầy thu ngân cần đặt gần cửa ra vào và kết nối với hệ thống camera. Hệ thống chiếu sáng sử dụng đèn LED để tiết kiệm điện và đảm bảo độ sáng chuẩn (>500 lux) trong toàn bộ khu vực trưng bày.
• Giải pháp phần mềm là công cụ điều phối toàn bộ quy trình vận hành. Cần chọn phần mềm quản lý có tính năng bán hàng, kiểm kho, quản lý nhà cung cấp, báo cáo tài chính và đồng bộ dữ liệu đa thiết bị. Hệ thống camera an ninh nên có ít nhất 4 mắt, ghi hình liên tục, kết nối được với thiết bị di động để theo dõi từ xa. Ngoài ra, nên trang bị thêm cảm biến chống trộm và báo cháy.
• Nhận diện thương hiệu là yếu tố ghi nhớ trong tâm trí khách hàng. Bảng hiệu cần có thiết kế rõ ràng, sử dụng màu sắc nổi bật, đèn LED viền để tăng độ hiển thị ban đêm. Tên cửa hàng nên ngắn gọn, dễ đọc, đồng bộ với túi đựng hàng, đồng phục nhân viên và tờ rơi. Font chữ và màu sắc phải tuân thủ xuyên suốt trong mọi ấn phẩm truyền thông tại cửa hàng.
• Tổng chi phí ban đầu dao động từ 150–300 triệu đồng tùy quy mô và vị trí. Khoản đầu tư bao gồm: mặt bằng (thuê cọc 3–6 tháng), thiết bị (quầy, kệ, phần mềm, camera), hàng tồn kho ban đầu, chi phí marketing khai trương và giấy phép kinh doanh. Ngoài ra, cần dự trù chi phí cố định hằng tháng như lương nhân viên, điện nước, phần mềm quản lý và chi phí duy trì hàng tồn.
• Mức chi phí cho từng hạng mục có thể tham khảo như sau: Kệ trưng bày từ 800.000–1.500.000 đồng/kệ tùy loại; phần mềm quản lý dao động từ 2–10 triệu đồng tùy chức năng; hệ thống camera khoảng 5–8 triệu đồng/gói cơ bản; bảng hiệu khoảng 4–7 triệu đồng tùy kích thước. Nên làm bảng dự toán chi tiết trước khi thi công để kiểm soát ngân sách.
• Người mới nên cân nhắc chọn giải pháp thuê thiết bị hoặc mua combo setup trọn gói. Một số đơn vị cung cấp gói setup toàn diện từ thiết kế, thi công, đến thiết bị và phần mềm, giúp giảm chi phí phát sinh. Ngoài ra, tận dụng chương trình khuyến mãi từ nhà cung cấp hàng hóa và chọn đối tác có chính sách hỗ trợ nhập hàng trả chậm sẽ giúp giảm áp lực tài chính ban đầu.
• Thiếu nghiên cứu thị trường dẫn đến chọn sai vị trí hoặc mô hình kinh doanh. Nhiều người mới mở cửa hàng quá phụ thuộc vào cảm tính mà không khảo sát hành vi tiêu dùng hoặc mật độ đối thủ trong khu vực, dẫn đến sai lệch trong định vị và nguồn hàng.
• Bỏ qua kế hoạch tài chính chi tiết, dẫn đến thiếu hụt vốn khi vận hành. Không dự phòng dòng tiền trong 3–6 tháng đầu dễ khiến cửa hàng rơi vào trạng thái gián đoạn nhập hàng, ảnh hưởng đến uy tín.
• Không chuẩn hóa quy trình vận hành từ đầu. Thiếu sự đồng bộ trong quản lý kho, bán hàng, chăm sóc khách hàng khiến cửa hàng khó mở rộng hoặc chuyển giao cho người khác quản lý.
• Phân loại thiết bị theo 3 nhóm chính để lên kế hoạch mua sắm khoa học: thiết bị vận hành (máy POS, phần mềm, máy in hóa đơn), thiết bị trưng bày (kệ, tủ lạnh, tủ mát), thiết bị hỗ trợ (camera, đèn, quạt…). Từng nhóm có thể linh hoạt chọn mới hoặc cũ tùy ưu tiên ngân sách.
• Ưu tiên thiết bị có khả năng mở rộng và tương thích với hệ thống quản lý. Ví dụ: máy quét mã vạch và phần mềm bán hàng nên cùng một hệ sinh thái để tránh lỗi kết nối.
• Chỉ nên chọn thương hiệu phổ biến, dễ thay thế linh kiện và có dịch vụ hậu mãi tốt. Hạn chế thiết bị không rõ nguồn gốc dù giá rẻ vì dễ hỏng hóc, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
• Tự mở cửa hàng tiện lợi cho phép chủ động từ A đến Z, tiết kiệm phí nhượng quyền và có thể xây dựng thương hiệu riêng. Tuy nhiên, người mới thường gặp khó khăn ở khâu xây dựng hệ thống vận hành và chiến lược marketing, mất nhiều thời gian để tối ưu.
• Nhượng quyền từ thương hiệu lớn giúp tiếp cận mô hình đã kiểm chứng, có hệ thống hỗ trợ từ setup đến vận hành. Điểm trừ là chi phí ban đầu cao hơn (bao gồm phí thương hiệu, cam kết doanh số), ít linh hoạt trong điều chỉnh sản phẩm và chính sách.
• Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu dài hạn, khả năng tài chính và năng lực quản lý của chủ đầu tư. Người có kinh nghiệm nên tự mở để kiểm soát tối đa, người mới có thể chọn nhượng quyền để học mô hình vận hành bài bản.
• Cửa hàng tiện lợi dạng “ngách đặc thù” đang được nhiều người lựa chọn để giảm cạnh tranh trực tiếp. Ví dụ: cửa hàng chuyên bán đồ ăn vặt châu Á, thực phẩm organic, hoặc đồ tiêu dùng cho sinh viên, công nhân…
• Mô hình tích hợp tiện ích đa dịch vụ (giao hàng, ví điện tử, thanh toán hoá đơn) giúp tăng giá trị đơn hàng và giữ chân khách hàng. Sự đa năng trong không gian nhỏ là xu hướng mới tại đô thị đông đúc.
• Tận dụng nền tảng số như bán hàng qua app, liên kết với GrabMart, ShopeeFood đã giúp nhiều cửa hàng nhỏ tăng doanh thu mà không cần mở rộng mặt bằng. Đây là kinh nghiệm quan trọng khi triển khai mô hình kinh doanh tối ưu chi phí.
• Quy trình vận hành cần được xây dựng theo hướng tiêu chuẩn hóa để đảm bảo tính ổn định và dễ chuyển giao. Các bước từ nhập hàng, trưng bày, bán hàng, đến kiểm kê và xử lý hàng tồn cần có hướng dẫn cụ thể, phân quyền rõ ràng theo từng vai trò.
• Hệ thống kiểm soát tồn kho phải đảm bảo tính thời gian thực và đồng bộ với phần mềm bán hàng. Việc cập nhật số lượng hàng tồn sau mỗi giao dịch giúp giảm thiểu thất thoát, cảnh báo khi sản phẩm sắp hết và tránh nhập hàng trùng lặp. Ngoài ra, nên áp dụng phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước) để đảm bảo chất lượng sản phẩm, đặc biệt với hàng hóa có hạn sử dụng.
• Quy trình tuyển dụng cần tập trung vào kỹ năng giao tiếp, thái độ phục vụ và khả năng xử lý tình huống nhanh. Với mô hình tiện lợi, nhân sự chính thường là nhân viên thu ngân kiêm bán hàng nên cần đánh giá toàn diện qua phỏng vấn tình huống thay vì chỉ dựa trên hồ sơ.
• Đào tạo phải theo quy trình chuẩn, bao gồm kiến thức sản phẩm, quy trình vận hành, kỹ năng sử dụng phần mềm và dịch vụ khách hàng. Nên xây dựng bộ tài liệu nội bộ (SOP) và tổ chức huấn luyện định kỳ để đảm bảo đồng đều chất lượng phục vụ và khả năng làm việc độc lập.
• Phần mềm quản lý không chỉ là công cụ bán hàng, mà là nền tảng tích hợp dữ liệu vận hành. Nên lựa chọn hệ thống có khả năng xử lý đồng thời bán hàng, quản lý tồn kho, báo cáo doanh thu, tích điểm khách hàng và đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực.
• Tính năng phân quyền người dùng giúp chủ cửa hàng kiểm soát chặt chẽ thao tác của nhân viên, hạn chế sai sót hoặc gian lận. Ngoài ra, các phần mềm hiện đại còn hỗ trợ phân tích hành vi mua hàng, dự đoán nhu cầu nhập hàng và gợi ý chiến lược khuyến mãi phù hợp.
• Trải nghiệm khách hàng được quyết định bởi 3 yếu tố: tốc độ phục vụ, không gian mua sắm và thái độ nhân viên. Nên bố trí quầy thanh toán thuận tiện, giảm thiểu thời gian chờ đợi bằng hệ thống POS linh hoạt và cung cấp nhiều hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ, ví điện tử).
• Không gian cần sạch sẽ, thông thoáng, có chỉ dẫn rõ ràng theo từng khu vực sản phẩm. Việc thay đổi layout định kỳ, giới thiệu sản phẩm mới ở vị trí bắt mắt cũng giúp khách hàng cảm thấy tươi mới khi quay lại.
• Dịch vụ hậu mãi như hoàn hàng linh hoạt, hỗ trợ khách phản ánh qua QR, và chương trình khách hàng thân thiết là những yếu tố giúp tăng tỉ lệ giữ chân và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho cửa hàng tiện lợi.
Việc setup cửa hàng tiện lợi không đơn thuần là mua kệ và nhập hàng. Đó là quá trình bài bản từ định vị mô hình, tối ưu vốn đầu tư, đến vận hành khoa học. Nắm rõ quy trình sẽ giúp bạn mở cửa hàng thành công và phát triển bền vững.
