Cộng đồng doanh nhân
Từ thực tế triển khai, việc lựa chọn mô hình cửa hàng là bước đầu tiên nhưng mang tính quyết định lâu dài. Nhiều người ban đầu chưa rõ mình muốn kinh doanh dạng mini mart, cửa hàng tiện lợi theo chuỗi, hay cửa hàng kết hợp dịch vụ (ví dụ bán đồ ăn nhanh đồ dùng cá nhân). Kinh nghiệm từ những người đi trước là hãy khảo sát kỹ khu vực, xác định rõ tập khách hàng mục tiêu, rồi chọn mô hình phù hợp với nhu cầu địa phương. Tránh chạy theo trào lưu mô hình đẹp nhưng không thực tế, dễ đổ vốn mà không có dòng tiền ổn định.
Thành bại của cửa hàng tiện lợi có thể quyết định 70% từ vị trí. Các cửa hàng thành công thường đặt tại nơi giao nhau giữa khu dân cư – khu văn phòng – trường học, nơi có lưu lượng người qua lại đều đặn mỗi ngày. Theo kinh nghiệm thực chiến, không cần chọn mặt tiền lớn nếu chi phí cao, mà nên ưu tiên nơi dễ tiếp cận, có chỗ dừng xe, và gần nơi khách hàng có thói quen tiêu dùng lặp lại. Đừng ngại thử nghiệm vài ngày trước khi ký hợp đồng để đo lưu lượng thực tế thay vì chỉ nhìn bằng mắt thường.
Sai lầm thường gặp là vội vàng thuê mặt bằng mà không thương lượng kỹ các điều khoản. Chủ cửa hàng lâu năm chia sẻ rằng, ngoài giá thuê, cần làm rõ thời gian hợp đồng, điều kiện tăng giá, chi phí sửa chữa, tiền cọc và quyền nâng cấp mặt bằng. Nếu thuê mặt bằng nhà phố, nên làm rõ phần dùng chung – riêng, tránh mâu thuẫn sau này. Một mẹo nhỏ là nên thương lượng giảm giá trong 3 tháng đầu để giảm áp lực tài chính khi mới khai trương. Ghi mọi điều khoản vào hợp đồng, không chỉ trao đổi miệng.
Khởi đầu chắc chắn đòi hỏi kiểm soát tài chính nghiêm ngặt. Các cửa hàng từng vận hành hiệu quả đều dự toán vốn theo các hạng mục cụ thể: chi phí mặt bằng, cải tạo, thiết bị (kệ, tủ mát, quầy), nhập hàng đợt đầu, nhân sự, marketing khai trương, dự phòng 3 tháng vận hành. Thay vì tính chung một con số, việc lập bảng chi tiết giúp bạn kiểm soát dòng tiền và chủ động xoay vốn nếu thiếu hụt. Những ai thiếu kế hoạch tài chính thường bị hụt vốn chỉ sau 1–2 tháng đầu.
Đây là câu hỏi chiến lược mà nhiều người băn khoăn khi bắt đầu. Theo chia sẻ từ các chủ tiệm có cả hai trải nghiệm, tự mở giúp linh hoạt và tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, nhưng đòi hỏi bạn phải hiểu rõ vận hành, nguồn hàng, marketing. Trong khi đó, mô hình nhượng quyền hỗ trợ hệ thống, quy trình và thương hiệu, đổi lại bạn sẽ mất quyền kiểm soát và chịu chi phí định kỳ. Lời khuyên là nếu bạn có ít kinh nghiệm và muốn học bài bản, hãy thử mô hình nhượng quyền nhỏ; nếu bạn đã quen thị trường, nên tự làm để chủ động lợi nhuận.
Thực tế cho thấy, rất nhiều cửa hàng phải đóng cửa sau 3–6 tháng vì vướng phải các lỗi “cơ bản mà chí mạng”. Một số lỗi phổ biến gồm: tồn kho hàng hóa không xoay vòng được, định giá sản phẩm sai biên lợi nhuận, nhập hàng theo cảm tính, thuê sai vị trí, không nắm rõ khách hàng mục tiêu hoặc chi phí vận hành vượt dự tính. Chủ cửa hàng thành công thường bắt đầu nhỏ, test thử thị trường, vận hành tinh gọn và kiểm tra số liệu liên tục, thay vì mở rầm rộ rồi khó cứu vãn khi lỗ kéo dài.
Để vận hành cửa hàng tiện lợi một cách trơn tru và bền vững, điều quan trọng không chỉ nằm ở quy trình, mà còn ở tính nhất quán trong thực thi. Từ kinh nghiệm thực tế, nhiều chủ cửa hàng đã chia sẻ rằng việc chuẩn hóa quy trình vận hành như kiểm tra hàng đầu ngày, kiểm kê cuối ngày, xử lý đơn hàng nhập – xuất theo form mẫu sẽ giúp giảm sai sót và tăng hiệu suất rõ rệt. Ngoài ra, cần duy trì nếp sinh hoạt vận hành đều đặn theo khung giờ cụ thể cho từng hoạt động (nhập hàng, trưng bày, vệ sinh, kiểm kê), nhằm tạo thói quen tốt cho toàn bộ nhân sự và giữ sự ổn định trong quản lý.
Setup ban đầu là giai đoạn quyết định đến trải nghiệm mua sắm và khả năng vận hành lâu dài. Nhiều người làm thực tế cho rằng, việc chia layout theo dòng di chuyển của khách hàng (vào – tìm kiếm – chọn hàng – thanh toán – rời đi) là yếu tố cần đặt lên hàng đầu. Sản phẩm cần được sắp xếp theo tầng ưu tiên bán chạy – dễ tiếp cận – tiện lợi sử dụng, thay vì theo cảm tính. Hệ thống bảng giá, nhãn hàng, ánh sáng, camera và quầy thanh toán cũng cần được đầu tư đồng bộ để tạo cảm giác chuyên nghiệp và an toàn khi mua sắm.
Vấn đề nhân sự là bài toán sống còn với các cửa hàng tiện lợi hoạt động 16–24h/ngày. Nhiều chủ cửa hàng thất bại do phân ca không hợp lý dẫn đến mệt mỏi, sai sót, nghỉ việc đột xuất. Giải pháp thực tế là chia ca theo mô hình chồng ca nhẹ ở khung giờ cao điểm (sáng 6–9h, tối 17–21h) và đảm bảo có người linh hoạt dự phòng. Việc giao tiếp rõ ràng qua sổ bàn giao, checklist công việc theo ca và theo tuần cũng giúp kiểm soát chất lượng phục vụ, tránh rối loạn trong vận hành hàng ngày.
Một trong những nguyên nhân khiến cửa hàng lỗ âm là tồn kho chết và thất thoát. Theo chia sẻ từ nhiều người kinh doanh thực chiến, nên áp dụng quy tắc FIFO (first in, first out) để đảm bảo hàng nhập trước được ưu tiên bán trước. Các nhóm hàng nhanh hỏng cần được kiểm tra định kỳ mỗi ngày, kèm báo cáo hao hụt rõ ràng. Ngoài ra, mỗi tuần cần có báo cáo so sánh nhập – xuất – tồn kho để xác định mặt hàng bán chậm, lên kế hoạch khuyến mãi đẩy hàng hoặc ngưng nhập. Tránh để sản phẩm chiếm chỗ lâu ngày mà không sinh lợi.
Thay vì làm sổ tay hay Excel thủ công, phần lớn các chủ cửa hàng kinh nghiệm đều chuyển sang dùng phần mềm quản lý chuyên dụng ngay từ đầu. Ưu điểm là có thể theo dõi số lượng hàng hóa theo thời gian thực, báo cáo lời lỗ, kiểm soát nhân viên quẹt mã và xuất hóa đơn rõ ràng. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ gửi cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc quá hạn, giúp chủ động điều phối kho và giảm rủi ro tồn kho. Việc tích hợp quản lý đa điểm bán cũng dễ dàng nếu bạn mở rộng mô hình trong tương lai.
Kinh nghiệm từ thực tế cho thấy, nhiều cửa hàng “chết từ từ” vì không kiểm soát được chi phí nhỏ nhưng lặp lại hằng ngày. Các khoản như điện lạnh, bao bì, hàng hủy, chiết khấu nhân viên, nếu không được theo dõi sát sao, sẽ ngốn hết phần lời. Do đó, mỗi tuần nên lập bảng tổng hợp chi phí cố định và biến động, đánh giá hiệu quả sử dụng để cắt giảm hợp lý. Đồng thời, tập trung vào các sản phẩm có biên lợi nhuận cao, tối ưu doanh thu trên mỗi lượt khách thay vì dàn trải quá nhiều danh mục hàng không hiệu quả.
Một cửa hàng tiện lợi hoạt động bền vững không thể thiếu một chiến lược kinh doanh có định hướng rõ ràng. Trong thực tế, nhiều người bắt đầu với tâm lý “bán thử” đã thất bại vì không vạch ra được kế hoạch cụ thể. Kinh nghiệm từ những cửa hàng thành công cho thấy, nên lập lộ trình theo giai đoạn: khởi động – ổn định – tăng trưởng, mỗi giai đoạn đều có mục tiêu về doanh số, khách hàng mục tiêu và chiến thuật triển khai riêng. Đặc biệt, cần xác định rõ sản phẩm chủ lực, khung giá cạnh tranh và lợi thế địa điểm để làm nền tảng phát triển lâu dài.
Trong kinh doanh thực tế, 7 ngày đầu vận hành có thể quyết định “sinh – tử” của một cửa hàng mới. Các chủ cửa hàng giàu kinh nghiệm thường không dồn hàng quá nhiều, mà tập trung bán các sản phẩm có tần suất mua cao, như đồ uống lạnh, bánh mì ăn nhanh, đồ dùng cá nhân. Ngoài ra, họ triển khai chương trình khuyến mãi khai trương đơn giản nhưng thiết thực như combo đồng giá, mua 2 tặng 1, quà nhỏ cho hóa đơn đầu tiên. Bên cạnh đó, nên tận dụng mạng lưới bạn bè – cư dân xung quanh để tạo hiệu ứng lan truyền tự nhiên trong tuần đầu khai trương.
Marketing ở quy mô nhỏ cần linh hoạt và sát thực tế hơn là đầu tư rầm rộ. Từ kinh nghiệm vận hành thực tế, marketing hiệu quả nhất vẫn là truyền miệng hiện diện địa phương mạnh mẽ. Chủ cửa hàng thường in tờ rơi giới thiệu ưu đãi, treo banner ngoài cửa với thông điệp rõ ràng, dễ nhớ, kết hợp các kênh online như Facebook nhóm dân cư, Zalo OA. Quan trọng hơn, dịch vụ tốt, giao tiếp thân thiện và trải nghiệm mượt mà sẽ khiến khách quay lại – đó chính là marketing bền vững nhất cho một cửa hàng tiện lợi nhỏ.
Nhiều người mới mở cửa hàng có xu hướng “nhồi hàng” để tạo cảm giác phong phú, nhưng thực tế lại phản tác dụng. Bố trí không gian trong cửa hàng tiện lợi phải dựa trên thói quen di chuyển và hành vi mua hàng nhanh. Theo kinh nghiệm thực chiến, các mặt hàng bán chạy nên đặt ở tầm mắt hoặc lối đi chính, trong khi hàng cồng kềnh nên nép sát tường. Khoảng cách giữa các kệ cần đủ để 2 người đi tránh nhau, còn quầy thanh toán nên bố trí ở khu vực có thể kiểm soát ra vào. Thiết kế hợp lý không chỉ tối ưu trải nghiệm mà còn giúp hạn chế thất thoát.
Mô hình cửa hàng cá nhân tưởng chừng lép vế trước các chuỗi tiện lợi, nhưng thực tế cho thấy nó vẫn có cửa thắng nếu chọn đúng điểm mạnh. Các cửa hàng cá nhân linh hoạt hơn về giá bán, danh mục hàng hóa và cách phục vụ. Nhiều chủ shop đã thành công nhờ tạo ra sự thân thiện, nhớ mặt khách, linh động giờ giấc và thêm dịch vụ cá nhân hóa như đặt hộ, giữ đồ, giao hàng nội khu. Đây là những thứ mà chuỗi lớn khó làm được. Quan trọng là bạn phải biết rõ lợi thế của mình để khai thác triệt để, thay vì cố bắt chước mô hình chuẩn hóa của chuỗi.
Kinh nghiệm từ các cửa hàng duy trì lợi nhuận tốt đều cho thấy: không thể điều hành “cảm tính” mà cần dữ liệu cụ thể mỗi tuần. Việc đo lường không chỉ là xem doanh thu – chi phí, mà còn phải phân tích tỷ lệ quay vòng hàng hóa, hiệu suất theo từng ca làm việc, doanh số theo từng mặt hàng chủ lực. Sử dụng biểu mẫu theo dõi hoặc phần mềm đơn giản sẽ giúp chủ cửa hàng đánh giá đúng tình hình. Khi nắm được hiệu suất thật – bạn mới có thể tối ưu dòng hàng, cắt lỗ, tập trung vào nhóm sản phẩm sinh lời tốt nhất.
Bên cạnh mặt bằng và vốn, việc chuẩn bị danh mục sản phẩm, hệ thống quản lý và quy trình vận hành cũng rất quan trọng. Từ kinh nghiệm mở shop thực tế, một cửa hàng chuẩn bị tốt cần có: danh sách hàng bán chạy theo khu vực, liên hệ nhà cung cấp sỉ, thiết kế layout trưng bày, phần mềm bán hàng đơn giản, bảng giá niêm yết, combo sản phẩm ưu đãi khi khai trương và kế hoạch hoạt động trong 30 ngày đầu. Ai chuẩn bị kỹ, khi mở sẽ tránh bị động và dễ kiểm soát hơn khi phát sinh tình huống bất ngờ.
Nguồn hàng tốt quyết định phần lớn khả năng tồn tại và cạnh tranh của cửa hàng. Theo kinh nghiệm thực chiến, đừng chỉ tìm giá rẻ, mà hãy tìm nhà cung cấp uy tín, hàng ổn định, giao đúng hẹn, đổi trả dễ dàng. Bạn có thể lấy hàng từ chợ đầu mối, các nhà phân phối khu vực hoặc đại lý cấp 1 của thương hiệu. Một mẹo hữu ích là nên đặt hàng thử số lượng nhỏ, theo dõi tỷ lệ bán và phản hồi khách, sau đó mới quyết định nhập số lượng lớn. Cũng nên chuẩn bị từ 2–3 nguồn dự phòng để tránh bị động nếu có sự cố.
Nhiều người mới mở cửa hàng thường giao dịch miệng, dẫn đến rủi ro khi hàng lỗi, giao thiếu hoặc hủy ngang. Kinh nghiệm từ thực tế vận hành cho thấy, nên có hợp đồng hoặc ít nhất là thỏa thuận bằng văn bản với các đầu mối lớn, trong đó ghi rõ điều khoản thanh toán, chiết khấu, điều kiện đổi trả, thời gian giao hàng. Đồng thời, lập bảng đánh giá định kỳ theo tiêu chí: chất lượng, thời gian giao hàng, hỗ trợ đổi trả, thái độ làm việc, để sàng lọc và giữ lại nhà cung cấp tốt theo thời gian.
Khách hàng ngày nay mua sắm không chỉ vì tiện lợi, mà còn vì cảm giác thoải mái khi bước vào cửa hàng. Những cửa hàng bố trí hợp lý thường chia khu vực rõ ràng (thực phẩm – đồ uống – nhu yếu phẩm – đồ ăn nhanh), giữ lối đi rộng rãi, kệ vừa tầm mắt, ánh sáng đủ sáng và sạch sẽ. Một số kinh nghiệm hay là: đặt sản phẩm bán chạy ở cuối lối đi để tăng thời gian tiếp xúc, dùng màu sắc phân vùng và thường xuyên thay đổi mặt hàng ở đầu kệ để kích thích mua ngẫu nhiên.
So với mô hình chuỗi, cửa hàng cá nhân có lợi thế về linh hoạt, cá nhân hóa và chi phí thấp. Để phát huy điểm mạnh, cần giữ chân khách bằng dịch vụ thân thiện, sản phẩm quen thuộc địa phương, bổ sung thêm tiện ích như in ấn, giao hàng hộ, hoặc bán kèm sản phẩm handmade. Một số cửa hàng nhỏ thành công nhờ chọn tệp khách ngách rõ ràng và xoay dòng hàng liên tục theo phản hồi khách. Quan trọng nhất là vận hành tinh gọn, cắt giảm chi phí không cần thiết và tối đa hiệu suất mỗi mét vuông mặt bằng.
Không cần vốn hàng trăm triệu, nhiều cửa hàng thành công đã bắt đầu chỉ với 30–50 triệu. Bí quyết nằm ở việc tập trung vào mặt hàng thiết yếu, mua sắm kệ và tủ thanh lý, thuê mặt bằng nhỏ nhưng có lưu lượng ổn định, và vận hành theo kiểu tự làm tất cả trong 3 tháng đầu. Ngoài ra, có thể bắt đầu với mô hình online – offline kết hợp, thử bán hàng trên các app giao nhanh để xoay vòng vốn nhanh hơn. Quan trọng là làm chủ được chi phí và xoay vốn linh hoạt, thay vì mở rộng theo cảm xúc.
Thị trường đô thị đòi hỏi tốc độ phục vụ nhanh, khả năng đáp ứng cao và sự linh hoạt trong mọi khâu vận hành. Kinh nghiệm thực tế cho thấy, các cửa hàng tại thành phố phải đối mặt với tần suất mua hàng cao, hành vi tiêu dùng gấp rút và kỳ vọng dịch vụ tương đương chuỗi lớn. Vì vậy, việc vận hành cần tinh gọn, quy trình rõ ràng, từ check-in hàng hóa, trưng bày đến thanh toán. Một lưu ý đặc biệt: đô thị thường có giờ cao điểm rõ rệt – buổi sáng 7–9h và chiều tối 17–21h – đòi hỏi sắp xếp nhân sự và bổ sung hàng linh hoạt theo ca.
Từ thực tế nhiều chủ cửa hàng chia sẻ, mô hình nào phù hợp với thành phố không chỉ phụ thuộc vào vốn mà còn vào địa hình và thói quen tiêu dùng địa phương. Một số mô hình hiệu quả gồm:
Kinh nghiệm từ những người đã từng mở cửa hàng trong khu chung cư, khu dân cư đông cho thấy vốn đầu tư ban đầu thường dao động từ 70–150 triệu tùy quy mô, trong đó lớn nhất là chi phí sửa sang mặt bằng, nhập hàng đợt đầu và mua sắm tủ kệ. Nếu khai thác tốt lưu lượng khách, một cửa hàng có thể hòa vốn sau 6–9 tháng và đạt lợi nhuận ổn định từ tháng thứ 10 trở đi. Tuy nhiên, để đạt được điều này cần kiểm soát chi phí vận hành cực kỳ chặt và tối ưu hóa dòng hàng theo hành vi mua lặp lại của dân cư địa phương.
Không phải vị trí đông là hiệu quả, mà là vị trí có dòng khách đều, đúng tệp và dễ tiếp cận. Nhiều người thất bại vì thuê mặt bằng đẹp nhưng không có chỗ dừng xe, hoặc không nằm trong đường di chuyển tự nhiên của khách. Trong thực tế, các mặt bằng gần trạm xe bus, trường học, hành lang chung cư, hoặc ngay chân cầu thang khu nhà ở thường có hiệu suất khai thác cao hơn cả mặt tiền lớn. Quan trọng là quan sát hành vi đi lại của người dân tại thời điểm sáng, trưa và tối – đó là cơ sở tốt nhất để xác định dòng khách tiềm năng.
Mô hình nhượng quyền là lựa chọn phổ biến với người mới, đặc biệt ở đô thị – nơi thương hiệu có ảnh hưởng mạnh đến quyết định mua hàng. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thực tế, để triển khai hiệu quả cần chọn mô hình nhượng quyền vừa túi tiền, có hỗ trợ vận hành, linh hoạt theo địa phương, chứ không nên “đua theo” các chuỗi lớn với yêu cầu khắt khe. Nhiều người đã thành công nhờ chọn các mô hình như Circle K Local Concept, FamilyMart quy mô nhỏ, hoặc các thương hiệu trong nước có chính sách linh hoạt. Điều quan trọng là đánh giá kỹ hợp đồng, chi phí duy trì, và quyền tự chủ trong hoạt động.
Đô thị là thị trường màu mỡ nhưng cũng tiềm ẩn không ít rủi ro nếu đánh giá sai khu vực. Các rủi ro phổ biến gồm: cạnh tranh dày đặc, chi phí mặt bằng tăng bất ngờ, chính sách địa phương về giấy phép kinh doanh, và sự thay đổi hành vi tiêu dùng theo mùa vụ. Ngược lại, cơ hội lại nằm ở những nơi có quy hoạch dân cư mới, khu vực chuyển đổi công năng như khu công nghiệp đang phát triển hoặc khu tái định cư đông dân. Theo dõi tin quy hoạch, giá thuê mặt bằng lân cận, và nhu cầu thực tế sẽ giúp bạn nhận diện “điểm vàng” trước khi thị trường bùng nổ.
Không ít người đã thất bại chỉ vì xem nhẹ các chi tiết nhỏ trong giai đoạn chuẩn bị. Hy vọng những kinh nghiệm được chia sẻ sẽ giúp bạn tránh rủi ro, chủ động vận hành và từng bước đưa cửa hàng vào guồng sinh lời ổn định.
