Cộng đồng doanh nhân
Tài chính là nền tảng vận hành cửa hàng tiện lợi: Ngay từ bước đầu, việc xác định rõ số vốn bạn có và cần bao nhiêu để mở cửa hàng là điều bắt buộc. Đây là cơ sở để kiểm soát chi tiêu và đảm bảo kế hoạch kinh doanh không bị đứt gãy.
Tính toán chi tiết giúp tránh rủi ro thiếu hụt: Việc không dự trù đúng mức đầu tư thường khiến nhiều chủ cửa hàng rơi vào tình trạng cạn vốn giữa chừng. Chuẩn bị kỹ sẽ giúp bạn chủ động ứng phó với biến động thị trường và tối ưu hiệu quả dòng tiền.
Chi phí mặt bằng và pháp lý: Đây là khoản chi lớn ban đầu, bao gồm tiền thuê cọc mặt bằng, cải tạo không gian và giấy phép kinh doanh. Cần chọn vị trí vừa tầm ngân sách nhưng đảm bảo tiềm năng khách hàng.
Chi phí thiết bị, hàng hóa và nhân sự: Bao gồm kệ trưng bày, máy tính tiền, tủ lạnh, vốn nhập hàng ban đầu và lương nhân viên. Hãy cân đối giữa nhu cầu thật sự và khả năng chi trả để không vượt quá nguồn vốn.
Chi phí marketing và vận hành: Gồm chi phí quảng cáo khai trương, bảng hiệu, vật phẩm khuyến mãi, điện nước và các khoản cố định hàng tháng. Nên tính dư từ 10–15% để tránh phát sinh ngoài dự kiến.
Dự phòng ít nhất 20–30% tổng vốn đầu tư: Khoản này giúp bạn sẵn sàng ứng phó khi doanh thu chưa ổn định hoặc xảy ra biến cố như chi phí đội lên, hàng hóa tồn kho…
Chia vốn theo giai đoạn, ưu tiên khoản chi thiết yếu: Đừng dồn toàn bộ vốn vào giai đoạn đầu. Hãy ưu tiên những hạng mục bắt buộc để cửa hàng hoạt động trước, sau đó mới từng bước đầu tư thêm.
Tận dụng đòn bẩy tài chính thông minh: Nếu có thể, hãy cân nhắc các nguồn vốn linh hoạt như vay ngân hàng, đối tác góp vốn hoặc thuê trả góp thiết bị. Điều này giúp bạn bảo toàn dòng tiền mà vẫn đảm bảo đầu tư đầy đủ.
Lưu lượng người qua lại là yếu tố then chốt: Ưu tiên các vị trí gần khu dân cư, trường học, công ty, tuyến đường đông người qua lại. Khách hàng mục tiêu càng dễ tiếp cận, khả năng bán hàng càng cao.
Dễ nhận diện, thuận tiện dừng đỗ: Mặt bằng phải có tầm nhìn tốt, dễ thấy từ xa, không bị khuất bởi cây xanh, cột điện hay biển quảng cáo khác. Ngoài ra, cần đảm bảo khách có thể dừng xe dễ dàng, tránh bất tiện làm giảm ý định mua sắm.
Diện tích phù hợp và có khả năng cải tạo: Cửa hàng tiện lợi không cần quá lớn, nhưng nên đủ để trưng bày các nhóm hàng cơ bản. Nếu mặt bằng cần sửa chữa, hãy tính toán kỹ chi phí cải tạo trong tổng đầu tư ban đầu.
Khảo sát giá thị trường tại khu vực tương tự: Trước khi thương lượng, hãy tìm hiểu mức giá thuê trung bình tại các mặt bằng có điều kiện tương đương. Việc nắm rõ mặt bằng giá giúp bạn có vị thế khi đàm phán.
Đàm phán hợp đồng theo hướng dài hạn có lợi: Thay vì thuê ngắn hạn, bạn có thể thương lượng thuê dài hạn với mức giá ổn định hoặc tăng chậm theo năm. Điều này vừa tạo sự an tâm vận hành, vừa tránh bị tăng giá bất ngờ.
Chú ý điều khoản chấm dứt hợp đồng và chi phí phát sinh: Cần rõ ràng về các điều khoản thanh lý hợp đồng, bên chịu chi phí sửa chữa và chi phí bảo trì. Hãy yêu cầu ghi chi tiết trong hợp đồng để tránh tranh chấp về sau.
Phân tích tiềm năng tăng trưởng dân cư và hạ tầng: Một mặt bằng tốt không chỉ phục vụ hiện tại mà còn cần tính đến tương lai. Những khu vực đang được quy hoạch, xây dựng thêm chung cư hoặc trung tâm thương mại sẽ có nhu cầu tiêu dùng tăng mạnh.
Tính linh hoạt khi mở rộng mô hình hoặc đổi mới: Hãy chọn mặt bằng có khả năng mở rộng diện tích nếu cần hoặc dễ dàng cải tạo thành mô hình mới như nhượng quyền, tích hợp kiosk dịch vụ,… Điều này giúp bạn không bị bó buộc khi kinh doanh phát triển.
Đảm bảo yếu tố pháp lý và ổn định lâu dài: Trước khi ký hợp đồng, kiểm tra kỹ quyền sở hữu và tình trạng pháp lý của mặt bằng. Tránh thuê đất quy hoạch treo hoặc đang tranh chấp, vì sẽ gây rủi ro lớn cho hoạt động kinh doanh dài hạn.
Xác định mô hình kinh doanh và chuẩn bị hồ sơ: Trước tiên, bạn cần xác định rõ loại hình kinh doanh (hộ kinh doanh cá thể hay doanh nghiệp). Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ và thủ tục cần thực hiện.
Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền: Đối với hộ kinh doanh, hồ sơ được nộp tại UBND cấp quận/huyện nơi đặt cửa hàng. Nếu là doanh nghiệp, cần đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Chờ xét duyệt và hoàn tất các bước sau cấp phép: Sau khi nhận giấy phép kinh doanh, bạn phải thực hiện các nghĩa vụ tiếp theo như đăng ký thuế, treo bảng hiệu theo quy định và hoàn thành các thủ tục khác theo mô hình cụ thể.
Giấy đăng ký kinh doanh: Là loại giấy tờ đầu tiên và quan trọng nhất để cửa hàng hoạt động hợp pháp. Phải ghi đúng tên ngành nghề, địa chỉ và người đại diện.
Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm (nếu bán thực phẩm): Nếu cửa hàng có kinh doanh thực phẩm đóng gói, thức uống, bạn bắt buộc phải xin giấy này từ Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm.
Giấy phép phòng cháy chữa cháy (đối với mặt bằng lớn): Với những cửa hàng có diện tích từ 300m² trở lên hoặc nằm trong trung tâm thương mại, cần xin xác nhận đủ điều kiện về PCCC.
Hợp đồng thuê mặt bằng và giấy tờ tùy thân: Đây là phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ đăng ký, giúp xác thực quyền sử dụng mặt bằng và chủ thể kinh doanh.
Thời gian xử lý trung bình từ 3–10 ngày làm việc: Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thủ tục xin giấy phép kinh doanh thường được xử lý khá nhanh. Với các giấy tờ bổ sung như VSATTP hay PCCC, thời gian có thể kéo dài hơn do cần khảo sát thực tế.
Chi phí dao động từ vài trăm đến vài triệu đồng: Đối với hộ kinh doanh, lệ phí thường khá thấp (200.000 – 500.000 VNĐ). Các loại giấy phép khác như PCCC hoặc an toàn thực phẩm có thể phát sinh thêm chi phí thẩm định hoặc đào tạo.
Lưu ý chuẩn bị sẵn các khoản phí phụ liên quan: Ngoài lệ phí nhà nước, bạn nên dự trù thêm một khoản chi phí cho dịch vụ tư vấn, công chứng, sao y hồ sơ, giúp tiết kiệm thời gian và tránh rắc rối trong quá trình thực hiện.
Chọn nhà cung cấp ổn định, rõ ràng chính sách: Ưu tiên những đơn vị có năng lực giao hàng đều đặn, minh bạch về giá cả và có hỗ trợ đổi trả. Điều này giúp bạn chủ động kế hoạch nhập hàng và tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa đột xuất.
Tìm kiếm nhiều nguồn thay thế để phòng rủi ro: Không nên phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất. Hãy xây dựng mối quan hệ với ít nhất 2–3 đối tác ở các nhóm hàng chính để linh hoạt xử lý nếu có sự cố về nguồn hàng.
Duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài: Thường xuyên trao đổi, cập nhật tình hình kinh doanh, thỏa thuận chính sách chiết khấu hoặc hỗ trợ đặc biệt vào mùa cao điểm sẽ giúp bạn có nhiều lợi thế hơn về giá và thời gian giao hàng.
Khảo sát nhu cầu thực tế của khu vực kinh doanh: Trước khi lên danh mục hàng hóa, hãy tìm hiểu kỹ về thói quen tiêu dùng của người dân xung quanh. Ưu tiên nhóm sản phẩm bán nhanh như đồ uống, thực phẩm tiện lợi, nhu yếu phẩm.
Phân nhóm sản phẩm để dễ quản lý và nhập hàng: Chia hàng hóa theo nhóm như: thực phẩm khô, nước giải khát, vệ sinh cá nhân, đồ gia dụng… giúp kiểm soát tồn kho dễ hơn và hỗ trợ trưng bày khoa học.
Luôn dành một phần cho sản phẩm thử nghiệm: Mỗi tháng, bạn có thể đưa vào 5–10% sản phẩm mới để đánh giá mức độ đón nhận từ khách hàng. Nếu bán tốt, tiếp tục nhập thêm; nếu không hiệu quả, nhanh chóng thay thế.
Thiết lập quy trình nhập – xuất kho chặt chẽ: Ghi nhận đầy đủ mọi giao dịch nhập, bán, trả hàng sẽ giúp bạn kiểm soát lượng tồn kho chính xác. Điều này cũng hỗ trợ tốt cho việc đặt hàng định kỳ và tránh thiếu hụt.
Ứng dụng phần mềm quản lý kho đơn giản: Với quy mô cửa hàng tiện lợi, bạn có thể sử dụng các phần mềm miễn phí hoặc giá rẻ như KiotViet, Sapo, giúp theo dõi hàng hóa theo mã vạch và cảnh báo hàng sắp hết hạn.
Xoay vòng hàng hóa thông minh, tránh hàng chết: Ưu tiên bán trước các sản phẩm gần hết hạn, trưng bày sản phẩm bán chậm ở vị trí dễ thấy hơn, kết hợp chương trình khuyến mãi để đẩy hàng tồn nhanh chóng.
Khảo sát hành vi tiêu dùng tại khu vực mở cửa hàng: Trước khi lên chiến lược, bạn cần tìm hiểu xem ai là người thường xuyên mua sắm tại khu vực đó – sinh viên, dân văn phòng, hộ gia đình hay người lao động. Điều này giúp bạn định hình đúng đối tượng mục tiêu.
Phân tích thói quen mua sắm và khung giờ cao điểm: Ví dụ, dân văn phòng thường mua bữa sáng và cà phê sớm, trong khi học sinh – sinh viên lại tập trung vào giờ tan học. Việc nắm rõ khung giờ này giúp bạn bố trí nhân sự và sản phẩm hợp lý.
Xác định nhu cầu đặc trưng theo mùa và thời điểm: Mỗi thời điểm trong năm sẽ có xu hướng tiêu dùng khác nhau (mùa nóng bán nước giải khát, mùa lạnh ưu tiên đồ ăn nhanh). Càng hiểu rõ thị trường, bạn càng dễ triển khai đúng chiến lược.
Tận dụng mạng xã hội để tiếp cận khách hàng địa phương: Tạo fanpage Facebook, đăng bài đều đặn, livestream khai trương hay mini game giúp tăng nhận diện thương hiệu nhanh chóng với chi phí thấp.
Sử dụng Google Maps và các nền tảng đánh giá địa điểm: Đăng ký địa điểm cửa hàng trên Google Business giúp khách hàng dễ tìm và hiển thị nổi bật khi họ tìm kiếm từ khóa gần khu vực.
Phát tờ rơi, treo banner quanh khu dân cư: Với các khu vực dân cư đông đúc, phương thức marketing truyền thống vẫn rất hiệu quả. Tờ rơi in rõ ưu đãi, địa chỉ, giờ mở cửa sẽ giúp tăng lượng khách đến lần đầu.
Tổ chức ưu đãi khai trương hấp dẫn: Mua 1 tặng 1, giảm giá sốc ngày đầu mở cửa hay tặng quà cho 50 khách hàng đầu tiên đều là cách giúp tạo hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ trong cộng đồng.
Duy trì chương trình khách hàng thân thiết: Tạo thẻ tích điểm, tặng quà sinh nhật, ưu đãi ngày lễ… giúp giữ chân khách cũ và khuyến khích họ quay lại nhiều lần.
Kết hợp với các đơn vị giao hàng trực tuyến: Liên kết với GrabMart, ShopeeFood, Baemin… không chỉ giúp tăng đơn hàng mà còn là hình thức marketing gián tiếp hiệu quả trong thời đại số.
Thành công khi mở cửa hàng tiện lợi không đến từ may mắn mà từ sự chuẩn bị bài bản. Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro và tăng tốc phát triển trong giai đoạn đầu tiên.
