Thử việc đúng luật và những lưu ý cho doanh nghiệp

Thử việc đúng luật là gì?

Thử việc đúng luật là việc doanh nghiệp thỏa thuận thử việc với người lao động nhưng phải bảo đảm đủ bốn nhóm điều kiện chính: có thỏa thuận rõ ràng, chỉ thử việc trong phạm vi pháp luật cho phép, trả lương thử việc tối thiểu đúng mức và xử lý kết quả thử việc đúng quy định.

Doanh nghiệp có thể thỏa thuận nội dung thử việc trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc riêng. Điểm cần lưu ý là không được áp dụng thử việc đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng. Đây là giới hạn quan trọng vì nếu công việc quá ngắn hạn, pháp luật không cho phép doanh nghiệp kéo thêm một giai đoạn thử việc trước khi công nhận quan hệ lao động.

Về bản chất, thử việc không làm mất đi quyền được trả lương của người lao động. Người lao động vẫn thực hiện công việc thật, tạo ra giá trị thật cho doanh nghiệp, nên tiền lương thử việc phải do hai bên thỏa thuận nhưng tối thiểu bằng 85% mức lương của công việc đó.

Doanh nghiệp được thử việc trong bao lâu?

Thời gian thử việc không được xác định tùy tiện mà phụ thuộc vào tính chất và mức độ phức tạp của công việc. Một công việc chỉ được thử việc một lần và thời gian thử việc tối đa được phân theo nhóm vị trí.

Đối với công việc của người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc Luật Quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp, thời gian thử việc tối đa là 180 ngày. Với công việc có chức danh nghề nghiệp cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên, thời gian thử việc tối đa là 60 ngày. Với công việc cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ, thời gian thử việc tối đa là 30 ngày. Với các công việc khác, thời gian thử việc tối đa là 06 ngày làm việc.

Điểm dễ sai là doanh nghiệp thường áp dụng một mốc thử việc chung cho mọi vị trí, chẳng hạn 02 tháng cho tất cả nhân sự. Cách làm này có thể hợp lệ với một số vị trí cần trình độ cao đẳng trở lên, nhưng có thể vượt quá giới hạn đối với vị trí chỉ thuộc nhóm trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ hoặc nhóm công việc khác.

Lương thử việc phải trả như thế nào?

Lương thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng không được thấp hơn 85% mức lương của công việc đó. Đây là ngưỡng tối thiểu, không phải mức mặc định. Doanh nghiệp có thể trả 85%, 90%, 100% hoặc mức cao hơn tùy chính sách, nhưng không được lấy lý do “đang thử việc” để trả thấp hơn ngưỡng luật định.

Cần phân biệt “lương của công việc đó” với mức lương tùy ý ghi trong hợp đồng thử việc. Nếu công việc chính thức có mức lương 12 triệu đồng, tiền lương thử việc tối thiểu phải được xác định trên cơ sở mức lương của chính công việc đó, không nên tạo một mức lương thử việc quá thấp rồi coi đó là căn cứ riêng.

Với doanh nghiệp, cách an toàn là ghi rõ trong thỏa thuận thử việc: vị trí thử việc, công việc phải làm, thời gian thử việc, mức lương của công việc, tỷ lệ lương thử việc và số tiền thực trả. Cách ghi này giúp giảm tranh chấp khi người lao động cho rằng doanh nghiệp trả thấp hơn mức tối thiểu.

Khi kết thúc thử việc, doanh nghiệp phải làm gì?

Khi kết thúc thời gian thử việc, doanh nghiệp phải thông báo kết quả thử việc cho người lao động. Nếu thử việc đạt yêu cầu, cách xử lý phụ thuộc vào hình thức thỏa thuận ban đầu.

Nếu nội dung thử việc đã được ghi trong hợp đồng lao động, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã giao kết. Nếu hai bên ký hợp đồng thử việc riêng, doanh nghiệp phải giao kết hợp đồng lao động khi người lao động đạt yêu cầu.

Nếu thử việc không đạt yêu cầu, doanh nghiệp có thể chấm dứt thỏa thuận thử việc hoặc hợp đồng lao động đã giao kết có nội dung thử việc. Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ thỏa thuận thử việc hoặc hợp đồng lao động đã giao kết mà không cần báo trước và không phải bồi thường, trừ khi hai bên có thỏa thuận hoặc nghĩa vụ khác theo quy định liên quan.

Điểm doanh nghiệp cần tránh là để người lao động tiếp tục làm việc sau khi hết thử việc nhưng không thông báo kết quả, không ký hợp đồng lao động hoặc không chuyển sang thực hiện hợp đồng đã giao kết. Đây là tình huống dễ phát sinh tranh chấp vì hành vi thực tế có thể cho thấy doanh nghiệp vẫn sử dụng lao động sau giai đoạn thử việc.

Những lỗi thử việc doanh nghiệp thường gặp

Một lỗi phổ biến là yêu cầu thử việc đối với hợp đồng lao động dưới 01 tháng. Đây là trường hợp pháp luật không cho phép, dù người lao động đồng ý.

Lỗi thứ hai là thử việc quá một lần cho cùng một công việc. Doanh nghiệp không nên gia hạn thử việc bằng cách ký thêm phụ lục, ký lại hợp đồng thử việc hoặc đổi tên giai đoạn đánh giá nếu bản chất vẫn là thử việc cho cùng một vị trí.

Lỗi thứ ba là áp dụng thời gian thử việc vượt mức tối đa của nhóm công việc. Rủi ro thường đến từ việc dùng mẫu hợp đồng chung mà không phân loại vị trí theo trình độ, chức danh hoặc tính chất công việc.

Lỗi thứ tư là trả lương thử việc thấp hơn 85% lương của công việc. Đây là lỗi có thể đo lường trực tiếp bằng số tiền, nên khi có tranh chấp, doanh nghiệp khó bảo vệ nếu hồ sơ lương không rõ ràng.

Lỗi thứ năm là không thông báo kết quả thử việc hoặc không ký hợp đồng lao động khi người lao động đạt yêu cầu. Đây là lỗi về thủ tục nhưng có thể kéo theo nghĩa vụ khắc phục và rủi ro xử phạt.

Rủi ro pháp lý khi doanh nghiệp thử việc sai quy định

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các vi phạm về thử việc có thể bị xử phạt hành chính. Nhóm hành vi như yêu cầu thử việc đối với hợp đồng dưới 01 tháng hoặc không thông báo kết quả thử việc có thể bị phạt tiền. Các hành vi như thử việc quá một lần, thử việc quá thời gian quy định, trả lương thử việc thấp hơn 85% hoặc không giao kết hợp đồng lao động khi thử việc đạt yêu cầu cũng có thể bị xử phạt và áp dụng biện pháp khắc phục.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể phải trả đủ tiền lương của công việc cho người lao động trong một số trường hợp vi phạm hoặc buộc giao kết hợp đồng lao động nếu người lao động thử việc đạt yêu cầu nhưng doanh nghiệp không ký hợp đồng theo quy định.

Rủi ro lớn hơn nằm ở quan hệ lao động thực tế. Khi hồ sơ thử việc không rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn nếu cần chứng minh thời điểm bắt đầu làm việc, mức lương đã thỏa thuận, kết quả đánh giá hoặc lý do không tiếp tục sử dụng người lao động.

Doanh nghiệp nên quản lý thử việc như thế nào để đúng luật?

Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc phân loại vị trí trước khi soạn thỏa thuận thử việc. Mỗi vị trí cần xác định rõ nhóm công việc để chọn thời gian thử việc phù hợp, thay vì dùng một mốc cố định cho toàn bộ nhân sự.

Tiếp theo, thỏa thuận thử việc cần ghi rõ công việc, thời hạn, tiền lương, thời giờ làm việc, địa điểm làm việc, người quản lý trực tiếp và tiêu chí đánh giá. Tiêu chí đánh giá càng rõ, việc thông báo đạt hay không đạt càng có cơ sở.

Trong quá trình thử việc, doanh nghiệp nên lưu lại bằng chứng về phân công công việc, kết quả đánh giá, phản hồi của quản lý và thông báo kết quả. Đây không chỉ là hồ sơ nhân sự mà còn là căn cứ bảo vệ doanh nghiệp nếu phát sinh tranh chấp.

Trước ngày kết thúc thử việc, bộ phận nhân sự nên có quy trình nhắc việc để ra một trong các quyết định: tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã ký, ký hợp đồng lao động mới, hoặc chấm dứt thử việc nếu không đạt. Không nên để người lao động tiếp tục làm việc trong trạng thái “chờ quyết định” sau khi thời gian thử việc đã hết.

Thử việc đúng luật không chỉ là ghi đúng thời hạn trong hợp đồng mà là quản lý đầy đủ toàn bộ vòng đời thử việc: thỏa thuận, thực hiện, trả lương, đánh giá, thông báo kết quả và chuyển sang quan hệ lao động chính thức nếu đạt yêu cầu. Với doanh nghiệp, tuân thủ đúng quy định giúp giảm rủi ro xử phạt, hạn chế tranh chấp và xây dựng quy trình tuyển dụng minh bạch hơn.