Doanh nghiệp cần thực hiện bảo hiểm xã hội như thế nào

Doanh nghiệp phải xác định đúng người lao động thuộc diện tham gia BHXH

Việc đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện là rà soát người lao động có thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hay không. Theo Luật BHXH 2024, phạm vi tham gia được mở rộng, bao gồm cả người làm việc không trọn thời gian nếu tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn mức lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất, và cả trường hợp hợp đồng không mang tên “hợp đồng lao động” nhưng có nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.

Điểm quan trọng là doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào tên gọi hợp đồng. Nếu quan hệ thực tế có tiền lương, công việc và sự quản lý như quan hệ lao động, nghĩa vụ BHXH vẫn có thể phát sinh.

Doanh nghiệp cần đăng ký, kê khai và quản lý hồ sơ BHXH

Sau khi xác định đúng đối tượng, doanh nghiệp cần lập hồ sơ tham gia BHXH cho người lao động, kê khai thông tin, cập nhật biến động tăng, giảm lao động và thực hiện giao dịch với cơ quan BHXH. Nghĩa vụ này không chỉ phát sinh khi tuyển dụng mới mà còn trong các trường hợp thay đổi tiền lương, nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng hoặc điều chỉnh thông tin người lao động.

Về bản chất, quản lý BHXH là một phần của quản trị lao động. Nếu hồ sơ lao động, bảng lương và dữ liệu BHXH không khớp nhau, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi quyết toán, thanh tra hoặc giải quyết chế độ cho người lao động.

Mức đóng BHXH doanh nghiệp cần thực hiện

Đối với lao động Việt Nam, từ ngày 01/7/2025, tỷ lệ đóng bắt buộc được BHXH Việt Nam nêu gồm: người lao động đóng 10,5% tiền lương tháng làm căn cứ đóng, trong đó BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%; người sử dụng lao động đóng 21,5%, trong đó BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%.

Doanh nghiệp cần hiểu rằng “chi phí bảo hiểm” không chỉ là phần doanh nghiệp đóng. Tổng nghĩa vụ hằng tháng còn liên quan đến phần trích từ lương người lao động, thời hạn nộp, căn cứ tiền lương và hồ sơ chứng minh mức đóng.

Tiền lương làm căn cứ đóng phải được xác định đúng

Mức đóng BHXH bắt buộc được tính trên cơ sở tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt giữa lương thực nhận, lương thỏa thuận, phụ cấp, khoản bổ sung và tiền lương làm căn cứ đóng.

Sai sót thường gặp là doanh nghiệp chỉ lấy mức lương thấp nhất trong hợp đồng để đóng BHXH trong khi thực tế chi trả có các khoản mang tính thường xuyên. Cách làm này có thể làm phát sinh rủi ro truy đóng, tiền chậm đóng và tranh chấp quyền lợi của người lao động.

Doanh nghiệp cần thực hiện BHXH theo quy trình quản trị nội bộ

Một quy trình phù hợp nên bắt đầu từ hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ nhân sự, mã số BHXH, kê khai tăng giảm, đối chiếu số phải đóng và lưu chứng từ nộp tiền. Khi có phát sinh chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động hoặc nghỉ việc, doanh nghiệp cần phối hợp để người lao động được giải quyết quyền lợi đúng hồ sơ và đúng thời điểm.

Cách quản trị tốt là không để BHXH trở thành việc xử lý sau. Doanh nghiệp nên kiểm tra BHXH ngay tại thời điểm tuyển dụng, điều chỉnh lương và chấm dứt hợp đồng, vì đây là ba thời điểm dễ phát sinh sai lệch nhất.

Rủi ro khi doanh nghiệp thực hiện không đúng BHXH

Doanh nghiệp có thể gặp rủi ro nếu chậm đóng, đóng thiếu, kê khai sai đối tượng hoặc không cập nhật biến động lao động. Rủi ro không chỉ nằm ở xử phạt hành chính mà còn ở việc người lao động không được ghi nhận đầy đủ quá trình đóng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi khi hưởng chế độ.

Với doanh nghiệp, BHXH là nghĩa vụ pháp lý đồng thời là bằng chứng về mức độ tuân thủ trong quản trị nhân sự. Thực hiện đúng giúp giảm rủi ro tranh chấp lao động, giảm sai sót khi thanh tra và bảo vệ uy tín sử dụng lao động.

Doanh nghiệp cần thực hiện bảo hiểm xã hội bằng cách xác định đúng người thuộc diện tham gia, đăng ký và kê khai đầy đủ, đóng đúng tỷ lệ, đúng căn cứ tiền lương và quản lý biến động lao động thường xuyên. Trọng tâm không chỉ là “đóng bao nhiêu”, mà là xây dựng một quy trình tuân thủ xuyên suốt từ tuyển dụng, trả lương đến chấm dứt hợp đồng.