Quản lý thời gian của CEO giúp tối ưu lịch làm việc

CEO nên bắt đầu quản lý thời gian từ vai trò, không phải từ lịch làm việc

CEO không nên bắt đầu bằng câu hỏi “làm sao để lịch trống hơn?”, mà nên bắt đầu bằng câu hỏi “đâu là việc chỉ CEO mới nên làm?”. Lý do là lịch làm việc chỉ phản ánh bề mặt của vấn đề, còn gốc rễ nằm ở cách CEO xác định vai trò của mình trong doanh nghiệp.

Một CEO thường phải chịu trách nhiệm cho các nhóm việc như định hướng chiến lược, ra quyết định lớn, xây dựng đội ngũ lãnh đạo, quản trị rủi ro, gặp gỡ đối tác quan trọng và giữ nhịp vận hành tổng thể. Nếu CEO dành phần lớn thời gian cho xử lý sự vụ, phê duyệt chi tiết hoặc tham gia mọi cuộc họp, lịch làm việc sẽ nhanh chóng trở thành lịch phản ứng thay vì lịch lãnh đạo.

Cách tiếp cận đúng là phân loại công việc theo mức độ tác động. Những việc có tác động cao thường liên quan đến quyết định dài hạn, con người chủ chốt, dòng tiền, khách hàng chiến lược, năng lực cạnh tranh và rủi ro lớn. Những việc có tác động thấp thường là việc có thể ủy quyền, tự động hóa, gom nhóm hoặc loại bỏ.

Điểm quan trọng là CEO không quản lý thời gian như một nhân sự vận hành thông thường. CEO quản lý thời gian bằng cách quản lý quyền ưu tiên. Khi ưu tiên sai, dù lịch được sắp xếp gọn gàng, doanh nghiệp vẫn có thể mất định hướng.

Lịch làm việc của CEO nên được thiết kế theo mức độ ưu tiên chiến lược

Một lịch làm việc hiệu quả cần phản ánh đúng thứ tự ưu tiên của doanh nghiệp. CEO nên có các khối thời gian rõ ràng cho chiến lược, con người, vận hành, đối ngoại và thời gian suy nghĩ độc lập.

Thời gian chiến lược nên được đặt trước, không chờ phần thời gian còn lại sau các cuộc họp. Đây là khoảng thời gian CEO dùng để xem xét bức tranh lớn, đánh giá thị trường, rà soát mục tiêu, xác định cơ hội tăng trưởng và xử lý các quyết định có ảnh hưởng dài hạn.

Thời gian dành cho đội ngũ lãnh đạo cũng cần được bảo vệ. CEO không thể trực tiếp quản lý mọi việc, nhưng phải đảm bảo những người quản lý cấp cao hiểu đúng mục tiêu, có đủ quyền quyết định và chịu trách nhiệm rõ ràng. Nếu tầng lãnh đạo trung gian yếu, lịch của CEO sẽ bị kéo vào quá nhiều vấn đề vận hành.

Các cuộc họp nên được kiểm soát bằng mục đích. Một cuộc họp chỉ nên tồn tại khi cần quyết định, cần đồng bộ thông tin quan trọng hoặc cần tháo gỡ điểm nghẽn mà trao đổi ngắn không xử lý được. Nếu cuộc họp chỉ để cập nhật, CEO nên yêu cầu báo cáo ngắn, dashboard hoặc bản tóm tắt trước khi quyết định có tham gia hay không.

CEO cần biết việc nào phải làm, việc nào phải ủy quyền và việc nào phải loại bỏ

Một nguyên tắc quan trọng trong quản lý thời gian của CEO là không phải việc quan trọng nào CEO cũng nên trực tiếp làm. CEO nên trực tiếp tham gia khi việc đó liên quan đến định hướng, quyết định không thể đảo ngược dễ dàng, nhân sự chủ chốt, rủi ro lớn hoặc cơ hội có tác động cao.

Những việc nên ủy quyền là các việc có quy trình rõ, tiêu chí đánh giá rõ và người phụ trách đủ năng lực. Ủy quyền không có nghĩa là bỏ mặc. CEO cần xác định kết quả kỳ vọng, quyền hạn, mốc kiểm tra và tiêu chuẩn ra quyết định. Nếu thiếu các yếu tố này, ủy quyền sẽ biến thành giao việc mơ hồ, sau đó CEO lại phải quay về xử lý hậu quả.

Những việc nên loại bỏ là các việc không còn phục vụ mục tiêu hiện tại, các cuộc họp lặp lại không tạo quyết định, các báo cáo không ai dùng để hành động và các đầu việc phát sinh chỉ vì thói quen tổ chức. Với CEO, loại bỏ việc không cần thiết đôi khi tạo ra giá trị lớn hơn cố gắng làm nhanh hơn.

Sai lầm phổ biến là CEO nghĩ rằng mình đang tiết kiệm thời gian khi tự xử lý việc nhỏ cho nhanh. Trong ngắn hạn điều này có thể đúng, nhưng về dài hạn nó tạo ra sự phụ thuộc. Đội ngũ ít ra quyết định hơn, cấp dưới chờ CEO nhiều hơn và lịch của CEO ngày càng bị chiếm dụng bởi những việc đáng lẽ hệ thống phải tự xử lý.

CEO nên quản lý năng lượng và sự tập trung song song với thời gian

Thời gian không phải nguồn lực duy nhất của CEO. Sự tập trung, năng lượng tinh thần và khả năng ra quyết định cũng là tài sản quan trọng. Một lịch làm việc dày đặc có thể khiến CEO vẫn có mặt ở mọi nơi nhưng không còn đủ chất lượng tư duy cho các quyết định lớn.

CEO nên đặt các việc đòi hỏi tư duy sâu vào thời điểm có năng lượng tốt nhất trong ngày. Các quyết định chiến lược, đánh giá nhân sự cấp cao, đàm phán quan trọng hoặc xử lý vấn đề phức tạp không nên bị chen giữa nhiều cuộc họp nhỏ. Khi não bộ phải chuyển ngữ cảnh liên tục, chất lượng quyết định thường giảm.

CEO cũng cần có khoảng trống trong lịch. Khoảng trống không phải là thời gian rảnh vô ích, mà là vùng đệm để suy nghĩ, xử lý tình huống bất ngờ và nhìn lại các giả định quan trọng. Một lịch kín 100% khiến CEO chỉ còn phản ứng, không còn quan sát.

Quản lý năng lượng còn bao gồm việc giới hạn số quyết định không cần thiết. CEO nên chuẩn hóa các nguyên tắc ra quyết định, giao quyền theo ngưỡng và yêu cầu đội ngũ chỉ đưa lên những vấn đề thật sự cần CEO xử lý. Khi mọi quyết định đều dồn lên CEO, tốc độ toàn tổ chức sẽ bị nghẽn ở một người.

Các nguyên tắc thực tế giúp CEO tối ưu lịch làm việc

CEO có thể bắt đầu bằng việc kiểm toán lịch làm việc trong một đến hai tuần. Mỗi hoạt động nên được phân loại theo nhóm: chiến lược, con người, vận hành, khách hàng, đối tác, xử lý sự vụ hoặc việc không rõ giá trị. Sau đó CEO cần xem nhóm nào đang chiếm quá nhiều thời gian so với giá trị tạo ra.

Một nguyên tắc hữu ích là đặt lịch theo khối thay vì để lịch bị chia nhỏ. Các cuộc họp cùng loại nên được gom lại. Thời gian tư duy chiến lược nên được bảo vệ thành khối riêng. Các buổi trao đổi một-một với lãnh đạo cấp cao nên có nhịp cố định để giảm việc phát sinh ngẫu nhiên.

CEO cũng nên áp dụng quy tắc chuẩn đầu vào cho cuộc họp. Trước mỗi cuộc họp cần có mục tiêu, người chịu trách nhiệm, thông tin nền và quyết định cần đưa ra. Nếu thiếu các yếu tố này, cuộc họp nên được hoãn, rút ngắn hoặc chuyển thành cập nhật bằng văn bản.

Một lịch làm việc tốt cần có cơ chế phản hồi. CEO nên định kỳ tự hỏi: tuần vừa rồi mình đã dành thời gian cho điều gì có tác động lớn nhất? Việc nào đáng lẽ không nên có mặt trong lịch? Quyết định nào bị trì hoãn vì mình quá bận? Câu trả lời cho các câu hỏi này giúp lịch làm việc ngày càng phản ánh đúng vai trò CEO hơn.

Khi nào cách quản lý thời gian của CEO không còn hiệu quả?

Cách quản lý thời gian hiện tại không còn hiệu quả khi CEO liên tục phải xử lý việc gấp, thường xuyên thiếu thời gian suy nghĩ, tham gia quá nhiều cuộc họp không tạo quyết định hoặc trở thành điểm nghẽn phê duyệt của tổ chức.

Một dấu hiệu khác là đội ngũ thường xuyên chờ CEO để tiếp tục công việc. Điều này cho thấy vấn đề không chỉ nằm ở lịch cá nhân mà còn nằm ở hệ thống phân quyền, năng lực lãnh đạo cấp dưới hoặc nguyên tắc ra quyết định chưa rõ.

CEO cũng cần cảnh giác khi lịch làm việc phản ánh ưu tiên của người khác nhiều hơn ưu tiên chiến lược của doanh nghiệp. Nếu lịch được lấp đầy bởi yêu cầu bên ngoài, cuộc họp phát sinh và xử lý sự vụ, CEO sẽ dần mất quyền kiểm soát nhịp điều hành.

Giải pháp không phải lúc nào cũng là dùng thêm công cụ quản lý lịch. Công cụ chỉ hỗ trợ khi CEO đã rõ ưu tiên. Nếu ưu tiên chưa rõ, công cụ chỉ giúp sắp xếp sự quá tải một cách đẹp hơn, chứ không giải quyết được bản chất vấn đề.

Quản lý thời gian của CEO là năng lực chọn đúng việc để dành sự chú ý, không phải kỹ thuật nhồi thêm việc vào lịch. CEO cần bắt đầu từ vai trò, xác định việc có tác động chiến lược, bảo vệ thời gian cho tư duy sâu, ủy quyền đúng cách và loại bỏ những hoạt động không tạo giá trị rõ ràng. Khi lịch làm việc phản ánh đúng ưu tiên lãnh đạo, CEO không chỉ bận ít hơn mà còn điều hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.