Hướng dẫn kiểm tra hợp đồng để hạn chế rủi ro pháp lý

Theo Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể có năng lực phù hợp, tự nguyện tham gia, mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội; hình thức là điều kiện có hiệu lực trong trường hợp luật có quy định. Vì vậy, khi kiểm tra hợp đồng, cần nhìn hợp đồng như một công cụ ràng buộc pháp lý, không chỉ là văn bản ghi nhận thỏa thuận.

Vì sao phải kiểm tra hợp đồng trước khi ký?

Hợp đồng là căn cứ để xác định quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và hậu quả pháp lý giữa các bên. Khi đã ký, bên ký thường bị ràng buộc bởi nội dung đã cam kết, kể cả những điều khoản mà họ chưa đọc kỹ hoặc hiểu chưa đầy đủ.

Rủi ro lớn nhất không phải lúc nào cũng đến từ điều khoản “sai luật” rõ ràng. Nhiều tranh chấp phát sinh vì điều khoản được viết quá chung, thiếu điều kiện thực hiện, thiếu thời hạn, thiếu chứng từ đối chiếu hoặc dùng những cụm từ khó đo lường như “sớm nhất”, “phù hợp”, “đạt yêu cầu”, “theo thực tế phát sinh”.

Một hợp đồng nên được kiểm tra theo ba lớp:

Kiểm tra tính hợp pháp

Xem hợp đồng có đáp ứng điều kiện có hiệu lực hay không, gồm chủ thể, ý chí tự nguyện, nội dung, mục đích và hình thức theo quy định pháp luật.

Kiểm tra tính rõ ràng

Xem mỗi nghĩa vụ có trả lời được các câu hỏi: ai làm, làm gì, khi nào, ở đâu, tiêu chuẩn nào, chứng minh bằng tài liệu gì, không làm thì hậu quả ra sao.

Kiểm tra tính cân bằng rủi ro

Xem quyền và nghĩa vụ của các bên có tương xứng không, bên nào chịu rủi ro chính, có cơ chế xử lý khi chậm thanh toán, chậm giao hàng, đơn phương chấm dứt hoặc vi phạm cam kết hay không.

Kiểm tra thông tin chủ thể ký hợp đồng

Bước đầu tiên khi kiểm tra hợp đồng là xác định người ký có đúng tư cách hay không. Nếu chủ thể hoặc người đại diện không phù hợp, hợp đồng có thể gặp rủi ro về hiệu lực hoặc khó thực thi khi xảy ra tranh chấp.

Với cá nhân, cần kiểm tra họ tên, giấy tờ định danh, địa chỉ, năng lực hành vi dân sự và tư cách sở hữu hoặc quyền định đoạt đối với tài sản, quyền, nghĩa vụ được đưa vào hợp đồng.

Với doanh nghiệp, cần kiểm tra tên pháp lý, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, phạm vi đại diện và giấy ủy quyền nếu người ký không phải đại diện theo pháp luật.

Điểm cần đặc biệt chú ý là người ký thay. Một chữ ký có thể hợp lệ về hình thức nhưng vẫn có rủi ro nếu người ký không có thẩm quyền hoặc vượt quá phạm vi được ủy quyền. Vì vậy, trước khi ký nên yêu cầu kèm theo giấy ủy quyền, quyết định bổ nhiệm hoặc tài liệu chứng minh thẩm quyền trong trường hợp cần thiết.

Kiểm tra đối tượng và phạm vi công việc trong hợp đồng

Đối tượng hợp đồng phải được mô tả đủ cụ thể để các bên biết chính xác mình đang giao dịch về cái gì. Nếu là hàng hóa, cần có tên hàng, chủng loại, số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách đóng gói, địa điểm giao nhận và chứng từ kèm theo. Nếu là dịch vụ, cần có phạm vi công việc, kết quả đầu ra, tiêu chuẩn nghiệm thu, thời hạn thực hiện và trách nhiệm phối hợp.

Một lỗi phổ biến là hợp đồng chỉ ghi mục tiêu chung nhưng không ghi tiêu chuẩn đánh giá. Ví dụ, “bên B cung cấp dịch vụ marketing” là chưa đủ rõ. Cần xác định bên B làm những hạng mục nào, số lượng đầu việc, thời hạn, báo cáo, KPI nếu có, điều kiện nghiệm thu và trường hợp nào được xem là hoàn thành.

Phạm vi càng mơ hồ, khả năng tranh chấp càng cao. Bên cung cấp có thể cho rằng mình đã hoàn thành, trong khi bên nhận cho rằng kết quả chưa đạt. Vì vậy, khi kiểm tra hợp đồng, cần chuyển các cam kết chung thành tiêu chí cụ thể, có thể kiểm chứng bằng tài liệu, biên bản, dữ liệu hoặc chứng từ.

Kiểm tra giá trị hợp đồng, thanh toán và chứng từ

Điều khoản thanh toán là một trong những phần cần kiểm tra kỹ nhất vì ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và khả năng thu hồi quyền lợi.

Cần xác định rõ:

• Tổng giá trị hợp đồng đã bao gồm thuế, phí và chi phí phát sinh hay chưa
• Đồng tiền thanh toán
• Thời hạn thanh toán
• Điều kiện thanh toán
• Hồ sơ thanh toán
• Tài khoản nhận tiền
• Xử lý khi chậm thanh toán
• Quyền tạm ngừng thực hiện nếu bên kia không thanh toán đúng hạn

Không nên chỉ ghi “thanh toán sau khi hoàn thành” nếu chưa định nghĩa thế nào là hoàn thành. Với hợp đồng có nghiệm thu, nên gắn thanh toán với biên bản nghiệm thu, hóa đơn, chứng từ bàn giao hoặc xác nhận hoàn thành từng giai đoạn.

Nếu có đặt cọc, tạm ứng hoặc giữ lại thanh toán, cần ghi rõ bản chất khoản tiền đó. Đặt cọc, tạm ứng và thanh toán trước có hậu quả pháp lý khác nhau. Nhầm lẫn giữa các khoản này có thể khiến một bên hiểu sai quyền được giữ tiền, hoàn tiền hoặc phạt khi hợp đồng không được thực hiện.

Kiểm tra quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bên

Một hợp đồng tốt không chỉ ghi quyền của mỗi bên mà phải gắn quyền đó với nghĩa vụ tương ứng của bên còn lại. Khi kiểm tra hợp đồng, cần xem từng nghĩa vụ có đủ bốn yếu tố: người thực hiện, nội dung thực hiện, thời hạn thực hiện và hậu quả nếu không thực hiện.

Ví dụ, nếu hợp đồng quy định bên mua có quyền kiểm tra hàng hóa, cần ghi rõ thời hạn kiểm tra, phương thức thông báo lỗi, tiêu chuẩn xác định lỗi và hậu quả nếu bên mua không phản hồi đúng hạn.

Nếu hợp đồng quy định bên cung cấp phải bảo mật thông tin, cần xác định thông tin nào là thông tin bảo mật, thời hạn bảo mật bao lâu, ngoại lệ nào được phép tiết lộ và mức trách nhiệm khi vi phạm.

Điểm quan trọng là không nên để nghĩa vụ một chiều quá nặng. Nếu một bên có quyền đơn phương từ chối nghiệm thu, đơn phương thay đổi yêu cầu hoặc đơn phương kéo dài thời hạn thanh toán mà không có điều kiện kiểm soát, bên còn lại sẽ chịu rủi ro lớn.

Kiểm tra điều khoản phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại

Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại là hai cơ chế khác nhau. Phạt vi phạm thường dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng. Bồi thường thiệt hại thường gắn với thiệt hại thực tế, hành vi vi phạm và quan hệ nhân quả giữa hành vi vi phạm với thiệt hại.

Đối với hợp đồng thương mại, Luật Thương mại 2005 quy định mức phạt vi phạm không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp đặc biệt về dịch vụ giám định. Vì vậy, nếu hợp đồng thương mại ghi mức phạt vượt quá giới hạn này, cần rà soát lại để tránh điều khoản khó áp dụng.

Khi kiểm tra điều khoản phạt và bồi thường, cần làm rõ:

• Hành vi nào bị xem là vi phạm
• Mức phạt tính trên toàn bộ hợp đồng hay phần nghĩa vụ bị vi phạm
• Có được vừa phạt vi phạm vừa yêu cầu bồi thường thiệt hại hay không
• Thiệt hại được chứng minh bằng chứng từ nào
• Có giới hạn trách nhiệm bồi thường hay không
• Có loại trừ trách nhiệm trong trường hợp bất khả kháng hay lỗi của bên bị vi phạm hay không

Không nên chấp nhận điều khoản phạt quá chung như “bên vi phạm chịu mọi thiệt hại phát sinh” nếu không có cơ chế chứng minh, giới hạn và loại trừ hợp lý.

Kiểm tra thời hạn, gia hạn, tạm ngừng và chấm dứt hợp đồng

Thời hạn hợp đồng cần được tách khỏi thời hạn thực hiện từng nghĩa vụ. Một hợp đồng có thể có thời hạn 12 tháng nhưng từng nghĩa vụ giao hàng, thanh toán, nghiệm thu, bảo hành hoặc bảo mật lại có thời hạn riêng.

Cần kiểm tra các trường hợp:

Gia hạn hợp đồng

Hợp đồng có tự động gia hạn không, nếu có thì gia hạn trong bao lâu, bên nào có quyền từ chối gia hạn và phải thông báo trước bao nhiêu ngày.

Tạm ngừng thực hiện

Bên nào được quyền tạm ngừng, trong trường hợp nào, có cần thông báo trước không và chi phí phát sinh do tạm ngừng do ai chịu.

Chấm dứt hợp đồng

Cần phân biệt chấm dứt do hết hạn, chấm dứt theo thỏa thuận, đơn phương chấm dứt do vi phạm và hủy bỏ hợp đồng. Mỗi trường hợp nên có hậu quả riêng về thanh toán, bàn giao, hoàn trả, phạt vi phạm, bồi thường và bảo mật.

Điều khoản chấm dứt càng rõ, khả năng “kẹt hợp đồng” càng thấp. Nếu hợp đồng không có lối ra hợp lý, một bên có thể phải tiếp tục thực hiện dù bên kia đã vi phạm hoặc điều kiện kinh doanh đã thay đổi đáng kể.

Kiểm tra hình thức, chữ ký và phụ lục hợp đồng

Theo Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có thể được thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể; giao dịch điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu có thể được coi là giao dịch bằng văn bản nếu tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử. Tuy nhiên, một số loại hợp đồng vẫn cần lập thành văn bản, công chứng, chứng thực, đăng ký hoặc đáp ứng hình thức bắt buộc theo luật chuyên ngành.

Khi kiểm tra phần hình thức, cần xem:

• Hợp đồng có bắt buộc công chứng, chứng thực hoặc đăng ký không
• Hợp đồng có đủ chữ ký, con dấu nếu cần, ngày ký và số trang không
• Người ký có ký nháy từng trang hoặc xác nhận phụ lục không
• Phụ lục có mâu thuẫn với hợp đồng chính không
• Bản scan, bản điện tử, chữ ký điện tử có được các bên thừa nhận giá trị không

Phụ lục hợp đồng cần được kiểm tra như hợp đồng chính vì nhiều nội dung quan trọng thường nằm trong phụ lục: bảng giá, thông số kỹ thuật, tiến độ, bản vẽ, danh mục hàng hóa, SLA, điều kiện nghiệm thu hoặc phạm vi dịch vụ.

Những dấu hiệu rủi ro cần dừng lại để kiểm tra kỹ hơn

Có những dấu hiệu cho thấy không nên ký ngay, dù hợp đồng có vẻ đầy đủ về hình thức.

Thứ nhất, hợp đồng yêu cầu thanh toán lớn trước nhưng không có bảo đảm thực hiện, không có mốc bàn giao hoặc không có điều kiện hoàn tiền.

Thứ hai, bên kia có quyền đơn phương thay đổi giá, tiến độ, phạm vi công việc hoặc tiêu chuẩn nghiệm thu mà không cần sự đồng ý của bạn.

Thứ ba, điều khoản trách nhiệm chỉ ràng buộc một bên, trong khi bên còn lại gần như không có nghĩa vụ cụ thể.

Thứ tư, hợp đồng dùng nhiều cụm từ mơ hồ nhưng không có tiêu chí đo lường.

Thứ năm, hợp đồng dẫn chiếu đến tài liệu ngoài nhưng bạn chưa được xem hoặc chưa xác nhận phiên bản áp dụng.

Thứ sáu, người ký không chứng minh được thẩm quyền hoặc thông tin pháp lý của bên ký không khớp với hồ sơ doanh nghiệp, giấy tờ cá nhân hoặc tài liệu ủy quyền.

Khi gặp các dấu hiệu này, nên yêu cầu sửa hợp đồng, bổ sung phụ lục hoặc tham khảo ý kiến luật sư trước khi ký.

Quy trình kiểm tra hợp đồng trước khi ký

Một cách thực tế là kiểm tra hợp đồng theo quy trình 7 bước.

Bước 1: Xác định loại hợp đồng

Trước tiên, cần biết đây là hợp đồng mua bán, dịch vụ, thuê, vay, hợp tác, lao động, chuyển nhượng, phân phối hay hợp đồng hỗn hợp. Loại hợp đồng quyết định luật áp dụng, điều khoản bắt buộc và rủi ro trọng tâm.

Bước 2: Kiểm tra chủ thể và thẩm quyền ký

Đối chiếu thông tin bên ký, giấy tờ pháp lý, người đại diện và giấy ủy quyền.

Bước 3: Kiểm tra đối tượng, phạm vi và tiêu chuẩn thực hiện

Làm rõ hàng hóa, dịch vụ, tài sản, quyền hoặc công việc được giao dịch.

Bước 4: Kiểm tra giá, thanh toán và chứng từ

Đảm bảo dòng tiền, điều kiện thanh toán và hồ sơ thanh toán không bất lợi hoặc mơ hồ.

Bước 5: Kiểm tra vi phạm, phạt, bồi thường và miễn trách nhiệm

Đánh giá hậu quả pháp lý nếu một bên không thực hiện đúng cam kết.

Bước 6: Kiểm tra thời hạn, chấm dứt và xử lý sau chấm dứt

Bảo đảm hợp đồng có cơ chế thoát hợp lý và xử lý rõ nghĩa vụ còn lại.

Bước 7: Kiểm tra hình thức, phụ lục và tài liệu kèm theo

Đối chiếu toàn bộ phụ lục, bản vẽ, bảng giá, email xác nhận, báo giá và tài liệu dẫn chiếu.

Kiểm tra hợp đồng trước khi ký là cách giảm rủi ro ngay từ đầu, thay vì chờ đến khi tranh chấp xảy ra mới xử lý. Một hợp đồng an toàn cần đúng chủ thể, đúng hình thức, nội dung rõ ràng, nghĩa vụ đo lường được, trách nhiệm cân bằng và có cơ chế xử lý vi phạm cụ thể. Trước khi ký, đừng chỉ hỏi “hợp đồng này có đủ trang chưa”, mà hãy hỏi “nếu bên kia không làm đúng, mình có đủ căn cứ để bảo vệ quyền lợi không”.