Cách xây dựng quy chế tài chính doanh nghiệp hiệu quả

Về cơ sở áp dụng, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế tài chính phù hợp với điều lệ công ty, mô hình quản trị, Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán và các văn bản kế toán liên quan. Luật Kế toán quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết một số nội dung của Luật Kế toán; Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. (LuatVietnam)

Quy chế tài chính doanh nghiệp là gì?

Quy chế tài chính doanh nghiệp là bộ quy định nội bộ xác định doanh nghiệp được thu gì, chi gì, ai có quyền phê duyệt, hồ sơ cần có là gì, ngân sách được kiểm soát ra sao và trách nhiệm xử lý khi có sai phạm tài chính.

Khác với quy trình kế toán chỉ tập trung vào ghi nhận, hạch toán và lập báo cáo, quy chế tài chính rộng hơn vì bao phủ cả quyền hạn ra quyết định tài chính. Một khoản chi không chỉ cần đúng chứng từ, mà còn phải đúng ngân sách, đúng mục đích, đúng cấp phê duyệt và đúng thời điểm.

Do đó, một quy chế tài chính hiệu quả phải trả lời được 5 câu hỏi:

1. Doanh nghiệp quản lý nguồn tiền và tài sản theo nguyên tắc nào
2. Khoản thu, khoản chi nào được phép thực hiện
3. Ai có quyền đề xuất, kiểm tra, phê duyệt và thanh toán
4. Hồ sơ, chứng từ, thời hạn xử lý được quy định ra sao
5. Khi vượt ngân sách hoặc sai quy định thì xử lý thế nào

Vì sao doanh nghiệp cần có quy chế tài chính?

Doanh nghiệp càng phát triển, rủi ro tài chính càng không đến từ một khoản chi lớn duy nhất, mà thường đến từ nhiều quyết định nhỏ thiếu kiểm soát. Khi không có quy chế tài chính, mỗi phòng ban có thể hiểu khác nhau về quyền chi tiêu, kế toán khó từ chối hồ sơ không hợp lệ, ban lãnh đạo thiếu căn cứ để kiểm soát ngân sách.

Quy chế tài chính giúp tạo ra 4 giá trị chính:

1. Kiểm soát chi phí: Mọi khoản chi phải có mục đích, định mức, hồ sơ và người chịu trách nhiệm
2. Phân quyền rõ ràng: Nhân sự biết ai được duyệt tạm ứng, thanh toán, mua sắm, ký hợp đồng
3. Giảm rủi ro kế toán và thuế: Hồ sơ tài chính được chuẩn hóa theo chứng từ, hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn
4. Tăng tính minh bạch: Các quyết định tài chính được xử lý theo nguyên tắc thống nhất, không phụ thuộc cảm tính

Điểm quan trọng là quy chế tài chính không nên chỉ viết để “có văn bản”. Nếu quy chế quá chung chung, không có ngưỡng phê duyệt, không quy định chứng từ và không gắn với trách nhiệm, văn bản sẽ khó áp dụng trong thực tế.

Quy chế tài chính cần có những nội dung nào?

Một quy chế tài chính doanh nghiệp nên bao gồm các nhóm nội dung cốt lõi sau.

Nguyên tắc quản lý tài chính

Phần này xác định nền tảng vận hành tài chính của doanh nghiệp, bao gồm tính minh bạch, đúng thẩm quyền, đúng ngân sách, đúng chứng từ, đúng quy định pháp luật và đúng mục tiêu kinh doanh.

Nguyên tắc cần được viết rõ vì đây là cơ sở để xử lý các trường hợp chưa có quy định chi tiết. Ví dụ, một khoản chi chưa có trong ngân sách chỉ được xem xét nếu có nhu cầu thực tế, có giải trình và được cấp có thẩm quyền phê duyệt bổ sung.

Quản lý ngân sách

Quy chế cần quy định cách lập, phê duyệt, điều chỉnh và theo dõi ngân sách. Ngân sách nên được quản lý theo phòng ban, dự án, khoản mục hoặc trung tâm chi phí tùy quy mô doanh nghiệp.

Một điểm cần có là cơ chế xử lý vượt ngân sách. Nếu không quy định rõ, phòng ban có thể chi vượt kế hoạch rồi hợp thức hóa sau, làm giảm hiệu lực kiểm soát tài chính.

Quản lý thu, chi và thanh toán

Quy chế cần phân biệt các nhóm nghiệp vụ như thu tiền bán hàng, thu công nợ, chi mua hàng, chi dịch vụ, chi lương, chi công tác phí, chi tiếp khách, chi marketing, chi đầu tư tài sản.

Mỗi nhóm chi nên có điều kiện thanh toán riêng. Ví dụ, chi mua hàng cần đề nghị mua hàng, báo giá hoặc hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và đề nghị thanh toán. Chi công tác phí cần quyết định hoặc phê duyệt công tác, lịch trình, chứng từ đi lại, lưu trú và bảng quyết toán.

Thẩm quyền phê duyệt

Đây là phần quan trọng nhất của quy chế tài chính. Doanh nghiệp cần quy định cấp phê duyệt theo giá trị khoản chi, loại nghiệp vụ và mức độ rủi ro.

Ví dụ:

1. Trưởng bộ phận được đề xuất chi trong phạm vi ngân sách
2. Kế toán kiểm tra hồ sơ, ngân sách và chứng từ
3. Giám đốc tài chính hoặc kế toán trưởng kiểm soát tính hợp lệ
4. Tổng giám đốc hoặc hội đồng thành viên/hội đồng quản trị phê duyệt khoản chi lớn, đầu tư, vay vốn hoặc giao dịch đặc biệt

Cách phân quyền này giúp tách biệt người đề xuất, người kiểm tra và người phê duyệt, từ đó giảm xung đột lợi ích.

Quản lý tạm ứng và hoàn ứng

Tạm ứng là khu vực dễ phát sinh rủi ro vì tiền đã ra khỏi doanh nghiệp trước khi hồ sơ hoàn chỉnh. Quy chế cần quy định rõ điều kiện tạm ứng, hạn mức, thời hạn hoàn ứng, hồ sơ quyết toán và biện pháp xử lý tạm ứng quá hạn.

Một nguyên tắc nên áp dụng là không cho tạm ứng mới khi khoản tạm ứng cũ chưa được quyết toán, trừ trường hợp được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Quản lý tài sản

Quy chế tài chính cần quy định việc mua sắm, ghi nhận, bàn giao, sử dụng, kiểm kê, điều chuyển, thanh lý và xử lý mất mát tài sản.

Đối với tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ có giá trị lớn, quy chế cần yêu cầu hồ sơ mua sắm, nghiệm thu, bàn giao người sử dụng và kiểm kê định kỳ. Nếu chỉ ghi nhận trên sổ sách mà không gắn với người chịu trách nhiệm sử dụng, doanh nghiệp khó kiểm soát thất thoát.

Quản lý chứng từ và lưu trữ hồ sơ

Chứng từ là bằng chứng để kế toán ghi nhận nghiệp vụ và để doanh nghiệp giải trình khi cần. Luật Kế toán quy định chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu như tên chứng từ, ngày tháng lập, tên đơn vị hoặc cá nhân lập, nội dung nghiệp vụ kinh tế, số lượng, đơn giá, số tiền và chữ ký của các bên liên quan. (THƯ VIỆN PHÁP LUẬT)

Vì vậy, quy chế tài chính cần quy định bộ hồ sơ tối thiểu cho từng loại khoản chi, thời hạn nộp chứng từ, trách nhiệm bổ sung hồ sơ và nguyên tắc từ chối thanh toán khi chứng từ không hợp lệ.

Cách xây dựng quy chế tài chính doanh nghiệp hiệu quả

Để xây dựng quy chế tài chính có thể áp dụng được, doanh nghiệp nên đi theo 6 bước.

Bước 1: Xác định phạm vi áp dụng

Doanh nghiệp cần xác định quy chế áp dụng cho toàn công ty hay từng công ty thành viên, chi nhánh, dự án hoặc phòng ban. Phạm vi càng rõ thì trách nhiệm thực thi càng dễ kiểm soát.

Bước 2: Rà soát thực trạng tài chính nội bộ

Trước khi viết quy chế, cần rà soát các điểm thường phát sinh lỗi như chi không đủ hồ sơ, tạm ứng kéo dài, mua hàng không có phê duyệt trước, thanh toán vượt ngân sách, công nợ không được đối chiếu định kỳ hoặc tài sản không có người quản lý.

Bước 3: Thiết kế ma trận thẩm quyền phê duyệt

Ma trận phê duyệt nên thể hiện rõ loại nghiệp vụ, hạn mức giá trị, người đề xuất, người kiểm tra, người phê duyệt và người thực hiện thanh toán. Đây là công cụ giúp quy chế không bị mơ hồ.

Bước 4: Chuẩn hóa hồ sơ cho từng nghiệp vụ

Mỗi nhóm nghiệp vụ cần có checklist chứng từ. Ví dụ, thanh toán nhà cung cấp cần hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn, đề nghị thanh toán và thông tin tài khoản. Công tác phí cần phê duyệt công tác, chứng từ chi phí và bảng quyết toán.

Bước 5: Quy định cơ chế kiểm tra và xử lý sai phạm

Quy chế cần nêu rõ kế toán có quyền từ chối hồ sơ nào, cấp nào được phê duyệt ngoại lệ, trường hợp nào bị thu hồi tạm ứng, bồi hoàn hoặc xử lý trách nhiệm.

Bước 6: Ban hành, truyền thông và cập nhật định kỳ

Quy chế chỉ hiệu quả khi nhân sự hiểu và áp dụng thống nhất. Doanh nghiệp nên ban hành bằng quyết định nội bộ, đào tạo cho các bộ phận liên quan và cập nhật khi mô hình kinh doanh, quy định pháp luật hoặc hệ thống kế toán thay đổi.

Mẫu khung quy chế tài chính doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể tham khảo khung sau để xây dựng văn bản nội bộ:

Chương 1: Quy định chung

1. Mục đích ban hành
2. Phạm vi áp dụng
3. Đối tượng áp dụng
4. Giải thích thuật ngữ
5. Nguyên tắc quản lý tài chính

Chương 2: Quản lý ngân sách

1. Lập ngân sách
2. Phê duyệt ngân sách
3. Theo dõi thực hiện ngân sách
4. Điều chỉnh ngân sách
5. Xử lý chi vượt ngân sách

Chương 3: Quản lý thu, chi và thanh toán

1. Nguyên tắc thu tiền
2. Nguyên tắc chi tiền
3. Điều kiện thanh toán
4. Hồ sơ thanh toán
5. Thời hạn xử lý thanh toán
6. Quy định về thanh toán tiền mặt và chuyển khoản

Chương 4: Tạm ứng và hoàn ứng

1. Điều kiện tạm ứng
2. Hạn mức tạm ứng
3. Thời hạn hoàn ứng
4. Hồ sơ hoàn ứng
5. Xử lý tạm ứng quá hạn

Chương 5: Quản lý mua sắm và tài sản

1. Đề xuất mua sắm
2. Lựa chọn nhà cung cấp
3. Phê duyệt mua sắm
4. Nghiệm thu và bàn giao
5. Kiểm kê, điều chuyển, thanh lý tài sản

Chương 6: Thẩm quyền phê duyệt tài chính

1. Phê duyệt chi phí thường xuyên
2. Phê duyệt chi phí ngoài ngân sách
3. Phê duyệt hợp đồng
4. Phê duyệt đầu tư tài sản
5. Phê duyệt vay vốn, bảo lãnh hoặc giao dịch đặc biệt

Chương 7: Chứng từ, báo cáo và lưu trữ

1. Quy định về chứng từ
2. Thời hạn nộp hồ sơ
3. Trách nhiệm kiểm tra chứng từ
4. Báo cáo tài chính nội bộ
5. Lưu trữ hồ sơ kế toán

Chương 8: Kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm

1. Trách nhiệm của phòng tài chính kế toán
2. Trách nhiệm của các phòng ban
3. Kiểm tra định kỳ
4. Xử lý sai phạm
5. Cơ chế phê duyệt ngoại lệ

Chương 9: Điều khoản thi hành

1. Hiệu lực áp dụng
2. Trách nhiệm thực hiện
3. Cơ chế sửa đổi, bổ sung

Cách áp dụng quy chế tài chính trong thực tế

Một quy chế tài chính tốt vẫn có thể thất bại nếu doanh nghiệp chỉ ban hành văn bản mà không thay đổi cách vận hành. Để áp dụng hiệu quả, cần gắn quy chế với quy trình làm việc hằng ngày.

Trước hết, doanh nghiệp nên chuyển các điều khoản quan trọng thành biểu mẫu: đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, quyết toán tạm ứng, đề xuất mua hàng, biên bản nghiệm thu, bảng phê duyệt ngân sách. Biểu mẫu giúp nhân sự làm đúng ngay từ đầu thay vì chờ kế toán nhắc bổ sung.

Tiếp theo, kế toán cần có quyền kiểm soát hồ sơ trước khi thanh toán. Nếu kế toán chỉ là người ghi nhận sau khi tiền đã chi, quy chế tài chính sẽ mất tác dụng phòng ngừa.

Cuối cùng, doanh nghiệp nên rà soát định kỳ các khoản chi bị từ chối, khoản tạm ứng quá hạn, khoản vượt ngân sách và giao dịch phê duyệt ngoại lệ. Đây là dữ liệu giúp điều chỉnh quy chế sát thực tế hơn.

Những sai lầm thường gặp khi xây dựng quy chế tài chính

Sai lầm đầu tiên là sao chép mẫu quy chế tài chính nhưng không điều chỉnh theo mô hình doanh nghiệp. Một công ty thương mại, công ty sản xuất, công ty dịch vụ và công ty xây dựng có dòng tiền, mua sắm, công nợ và tài sản khác nhau, nên không thể dùng một mẫu giống hệt nhau.

Sai lầm thứ hai là viết quy chế quá chung. Các câu như “chi phí phải hợp lý”, “thanh toán phải có chứng từ đầy đủ” không đủ để vận hành nếu không nói rõ chứng từ nào, ai kiểm tra, ai duyệt và thời hạn bao lâu.

Sai lầm thứ ba là không quy định ngoại lệ. Trong thực tế luôn có tình huống khẩn cấp, vượt ngân sách hoặc chưa đủ hồ sơ tại thời điểm thanh toán. Nếu không có cơ chế ngoại lệ, nhân sự sẽ xử lý theo thói quen, làm suy yếu kiểm soát nội bộ.

Sai lầm thứ tư là không cập nhật quy chế. Khi doanh nghiệp mở thêm chi nhánh, thay đổi hệ thống phần mềm, tăng quy mô nhân sự hoặc thay đổi mô hình bán hàng, quy chế tài chính cũ có thể không còn phù hợp.